PERUBAHAN ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Perubahan organisasi merupakan perubahan yang berkaitan dengan pengembangan, perbaikan, maupun penyesuaian yang meliputi struktur, teknologi, metode kerja maupun sistem manajemen suatu organisasi. suatu organisasi tidak harus melaksanakan suatu perubahan. Hal ini merupakan suatu strategi untuk memenuhi beberapa keseluruhan tujuan dari suatu organisasi.

Perubahan organisasi sering berlawanan dengan nilai-nilai yang menghormati anggota dalam organisasi. Banyak sumber  perubahan keorganisasian yang mendiskusikan tentang perubahan yang diperlukan di dalam kultur organisasi, mencakup perubahan di dalam kepercayaan dan nilai-nilai anggota serta dalam cara menempatkan kepercayaan dan nilai-nilai tersebut.

Perubahan dapat terjadi begitu saja tanpa direncanakan, akan tetapi ada perubahan yang memang dikelola atau direncanakan. Untuk mengetahui perubahan organisasi secara lengkap, maka dalam makalah ini akan kami bahas secara jelas tentang perubahan organisasi.

B.     Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah dipaparkan di atas, maka rumusan masalah pembahasan ini adalah sebagai berikut:

1.    Sumber apa saja yang mendorong terjadinya perubahan organisasi?

2.    Apa tujuan dari perubahan organisasi?

3.    Bagaimana pendekatan perubahan organisasi?

4.    Bagaimana proses perubahan organisasi?

5.    Apa saja model-model perubahan organisasi?

6.    Bagaimana penolakan terhadap perubahan organisasi?

C.    Tujuan Pembahasan

Dari rumusan masalah di atas, maka dapat diketahui bahwa tujuan pembahasan ini adalah sebagai berikut:

1.    Agar mengetahui sumber-sumber yang mendorong terjadinya perubahan organisasi.

2.    Agar mengetahui tujuan dari perubahan organisasi.

3.    Untuk mengetahui bagaimana pendekatan perubahan organisasi.

4.    Untuk memahami proses perubahan organisasi.

5.    Untuk mengetahui dan memahami model-model perubahan organisasi.

6.    Agar mengetahui dan memahami penolakan terhadap perubahan organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Sumber-sumber Pendorong Perubahan Organisasi

1.      Lingkungan

Perubahan organisasi seringkali dipengaruhi oleh perubahan lingkungannya. Lingkungan umum organisasi dalam masyarakat meliputi faktor-faktor teknologi ekonomi, hukum, politik, dan kebudayaan.

2.      Sasaran dan Nilai

Dorongan lain untuk perubahan organisasi yaitu modivikasi sasaran organisasi. Perubahan nilai juga penting karena menyebabkan perubahan sasaran.

3.      Teknik

Sistem teknik jelas merupakan suatu sumber perubahan organisasi. Perubahan teknik ini meliputi bentuk dan fungsi suatu produk atau jasa, di samping proses transformasi yang dipakai oleh organisasi tersebut.

4.      Struktur

Sumber lain perubahan organisasi adalah subsistem struktur. Perubahan-perubahan ini jelas berkaitan dengan perubahan-perubahan dan sistem berabagi subsistem yang lain.

5.      Manajerial

Dalam kegiatan perencanaan dan pengawasan, peranan manajer adalah mempertahankan keseimbangan yang dinamis antara kebutuhan akan stabilitas dan kontinuitas organisasi dengan kebutuhan akan adaptasi dan inovasi.

6.      Konsultan

Dorongan kuat untuk perubahan organisasi yaitu dari para konsultan. Adakalanya digambarkan sebagai “jawaban yang mencari pertanyaan ‘atau’ pemecahan yang menacari persoalan”.

B.     Tujuan Perubahan Organisasi

1.    Perubahan organisasi untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan eksternalnya. Tujuan perubahan ini dibaut karena organisasi tidak dapat sepenuhnya dapat mengendalikan lingkungan eksternalnya, sehingga perlu secara terus menerus melakukan perubahan lingkungan internal organisasi agar dapat menghadapi tantagan-tantangan yang timbul akibat persaingan inovasi teknologi, pembaruan peraturan-peraturan pemerintah dan berbagai tekanan sosial.

2.    Perubahan organisasi untuk melakukan modifikasi berbagai pola keprilakuan individu atau kelompok dalam suatu organisasi. Maksudnya agar para karyawan menggunakan pola-pola perilaku baru dan mentaati aturan-aturan yang diberlakukan diantara mereka yang berkaitan dengan pekerjaan.

C.    Pendekatan Perubahan Organisasi

Perubahan organisasi dapat dilakukan melalui tiga macam pendekatan, yaitu:

1.    Pendekatan Struktural

Usaha untuk melakukan perubahan menurut pendekatan struktural, dapat dilakukan melalui tiga cara, seperti yang diungkapkan Harold J.Leavitt yang dikutip oleh T. Hani Handoko. Dimana tiga hal tersebut, adalah:

a)    Perubahan struktural melalui aplikasi prinsip-prinsip perancangan organisasi klasik.

Dalam pendekatan ini lebih menekankan pentingnya penciptaan pembagian kerja dan garis-garis wewenang yang jelas, tegas dan tepat. Hal ini sama dengan yang dilakukan oleh kebanyakan para manajer sekarang yaitu memperbaiki prestasi kerja karyawan dengan memperbaiki rentang manajemen, deskripsi jabatan, pelimpahan wewenang dan pelaporan.

b)   Perubahan organisasi melalui desentralisasi

Cara ini dilakukan dengan berdasarkan pada gagasan bahwa penciptaan satuan-satuan organisasi yang lebih kecil dan berdiri sendiri akan meningkatkan motivasi para anggota satuan tersebut, dan membantu mereka memusatkan perhatiannya pada kegiatan-kegiatan berprioritas tinggi dengan harapan prestasi kerja tiap satuan meningkat.

c)    Perubahan organisasi melalui modifikasi aliran kerja dalam organisasi.

Cara ini didasarkan atas pemikiran bahwa aliran kerja yang tepat dan pengelompokan keahlian akan menyebabkan perbaikan produktivitas secara langsung dan cenderung memperbaiki semangat serta kepuasan kerja.

2.    Pendekatan Teknologi

Menurut pendekatan ini perubahan organisasi dapat dilakukan dengan cara memperkenalkan atau mengaplikasikan teknologi baru yang dianggap lebih canggih untuk meningktkan efisiensi dan efektivitas.

Pendekatan ini pertama ini dirintis oleh seorang tokoh aliran Manajemen Ilmiah ( klasik) yaitu F.W. Taylor tahun 1990 an, dengan gagasan-gagasannya yang tertuang dalam tulisannya. ” Shop management”, ” The Principle of Scientific Management”, ” Testimony Before The Special Committe”. Dimana ketiganya dirangkum dalam sebuah buku berjudul “ Scientific Management”. Saat itu Taylor mengadakan studi gerak dan waktu, penetapan tingkat upah borongan dan merancang kembali operasi-operasi kerja dan sistem balas jasa.  

·      Masalah-masalah dalam Pendekatan Teknologis

Dalam pendekatan ini, walaupun teknologi-teknologi baru yang lebih efesien dikenalkan dan dicoba diterapkan dalam organisasi dan tanpa diikuti oleh perubahan struktur organisasi, namun terkadang sulit untuk berhasil karena ketidakcocokan dengan struktur organisasi yang ada.

·      Pendekatan Teknostruktural ( gabungan struktural dan teknologikal)

Pendekatan teknostruktural adalah perubahan organisasi dengan cara pengenalan atau pengaplikasian teknologi baru dan diikuti perubahan stuktur organisasinya. Pendekatan ini dilakukan dengan maksud untuk meningkatkan prestasi organisasi melalui perubahan berbagai aspek baik sturktur organisasi maupun teknologisnya.

3.    Pendekatan Orang

Menurut pendekatan ini, perubahan organisasi dapat dilakukan dengan mengubah secara lansung perilaku karyawan melalui pemusatan pada keterampilan, sikap, persepsi dan pengharapan mereka, sehingga mereka akan melaksanakan tugas dengan lebih efektif. Usaha mengubah perilaku dan sikap tersebut dapat diarahkan kepada perseorangan, kelompok atau organisasi secara keseluruhan.

D.  Proses Perubahan Organisasi

Proses terjadinya suatu perubahan di dalam organisasi meliputi enam tahap, hal ini diungkapkan oleh L.C. Megginson, Donald C.M. dan Paul H.P.,Jr. seperti dikutip oleh T.Hani Handoko. Adapun tahap-tahap tersebuat adalah sebagai berikut:

1)  Tekanan dan Desakan.

Pada tahap ini manajemen tingkat atas mulai merasakan adanya masalah, tekanan, desakan dan kebutuhan akan suatu perubahan. Hal ini ditandai dengan adanya penurunan produktivitas, volume penjualan dan laba, perputaran tenaga kerja tinggi dan kalahnya persaingan produk dipasaran, dan sebagainya.

2)      Intervensi dan Reorientasi.

Setelah merasakan adanya tekanan dan desakan, para manajer mulai mencoba berusaha menyelesaikannya dengan mencari dan menentukan serta merumuskan permasalahan, untuk itu mereka biasanya menyewa seseorang atau beberapa konsultan atau bisa juga pihak internal (karyawan perusahaan) sebagai pengantar perubahan. 

3)      Diagnosa dan Pengenalan Masalah.

Pada tahap ini pengantar perubahan mulai mengumpulkan berbagai informasi (data), kemudian menganalisanya. Masalah yang paling penting dikenali dan diperhatikan untuk dipecahkan.

4)      Penemuan dan Komitmen penyelesaian

Pada tahap ke empat ini, pengantar perubahan dan merangsang pemikiran, kretivitas serta mulai meninggalkan “metode-metode kerja lama”, menggantinya dengan mtode-metode baru yang lebih afektif. Begitu juga untuk penyesuaian dibuatlah rencana program-program latihan, keterampilan, peningkatan wawasan, dll.

5)      Percobaan dan Pencarian Hasil.

Setelah alternatif terbaik untuk penyelesaian ditemukan dan dikembangkan, selanjutnya diadakan percobaan penerapannya untuk diketahui hasilnya.

6)      Penguatan dan Penerimaan.

Pada tahap ini, setelah penerapan program-program kegiatan dalam rangka penyesuaian dengan perubahan ataupun pengembangannya telah berhasil dan sesuai dengan keinginan, maka kegiatan untuk perubahan tersebut diusahakan harus diterima oleh para karyawan dan menjadi penguat yang dapat mengikat semua karyawan pada perubahan.

E.     Model-model Perubahan Organisasi

1.    Model Perubahan Lewin

Kurt Lewin mengembangkan tiga tahap model perubahan yang meliputi bagaimana mengambil inisiatif perubahan, mengelola dan menyetabilkan proses perubahan itu sendiri. Lebih jauh Robbins menjelaskan tahap perubahan tersebut dengan istilah unfreezing, moving, dan refreezing.

Unfreezing merupakan proses awal dari tahap perubahan. Pada tahap ini terjadi pencarian perilaku dan sistem lama (status quo). Pertentangan antara faktor yang mendorong perubahan dan yang menentang akan terjadi pada tahap ini. Tahap pencarian berjalan lancar jika kekuatan pendorong mendominasi. Kekuatan pendorong perubahan selanjutnya menggerakkan pada perilaku dan sistem yang diinginkan.

Moving  merupakan tahap pembelajaraan. Pada tahap ini, pekerja diberi informasi baru, model dan sistem kerja yang diharapkan diterapkan nantinya, atau sebuah cara pandang baru untuk level pengambil kebijakan.

Refreezing  merupakan tahap pembekuan kembali perilaku, sistem serta cara pandang yang diharapkan. Pada tahap ini diperlukan sebuah peneguhan dan penegasan kembali tentang arti penting perubahan yang sedang dijalankan. Guna mendukung perubahan jangka panjang diperlukan sebuah sitem yang mengawal dn menjamin pelaksanaan perubahan yang sedang dijalankan.

Dalam model perubahan tiga tahap, Lewin menggunakan beberapa asumsi yang melandasi keberhasilan perubahan. Asumsi yang dipakai oleh Lewin meliputi:

Ø  Proses perubahan menyangkut mempelajari sesuatu yang baru, dan tidak melanjutkan sikap atau perilaku sekarang ini.

Ø  Perubahan harus didorong adanya keinginan dan motivasi untuk berubah.

Ø  Manusia adalah penggerak perubahan.

Ø  Adanya resistensi adanya perubahan adalah sebuah keniscayaan, walaupun tujuan perubahan sangat diinginkan.

Ø  Perubahan yang efektif memerlukan penguatan perilaku baru, sikap, dan praktik organisasional. 

2.    Model Perubahan Pasmore

Proses perubahan menurut pasmore (1994 dalam Wursanto, 2003: 142) berlangsung dalam delapan tahap. Kedelapan tahap perubahan organisasi tersebut meliputi:

a)      Tahap Persiapan (preperation)

Tahap ini dimulai dengan mengumpulkan sejumlah pengetahuan tentang perlunya organisasi bersangkutan untuk segera melakukan perubahan. Dalam tahap ini juga mempersiapkan dan menyakinkan para stakeholders agar mau dan mendukung perubahan.

b)      Tahap Analisis kekuatan dan Kelemahan

Setelah dilakukan persiapan matang, aktivitas selanjutnya adalah melakukan anlisis kondisi internal dan eksternal terkait kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi. Dalam tahap ini juga penting untuk menganalisis lingkungan khusus dan umum yang dapat mempengaruhi performance organisasi di masa mendatang.

c)      Tahap Mendesain Sub Unit Organisasi Baru

Perubahan secara umum bertujuan agar organisasi semakin adaptif terhadap perubahan. Guna mendukung tujuan tersebut dilakukan sub unit organisasi yang memiliki fleksibilitas dalam menghadapi perubahan lingkungan.

d)     Tahap Mendesain Proyek

Proyek dalam hal ini adalah perubahan yang menyeluruh dan integratif. Agar perubahan yang terjadi terintegrasi, maka seluruh anggota organisasi disertakan agar dapat memahami dan memilki rasa memiliki perubahan yang sedang terjadi.

e)      Tahap Mendesain Sistem Kerja

Sistem kerja ini adalah bagian pentinguntuk memformalisasikan pekerjaan terutama yang bersifat rutin. Sistem kerja yang didesain akan memudahkan evaluasi dan standarisasi pekerjaan.

f)       Tahap Mendesain Sistem Pendukung

Agar proses perubahan dapat terintegrasi dan terjadi proses pembelajaran yang berjangka panjang, maka perlu didesain sistem yang mendukung tujuan tersebut. Sistem pendukung ini merupakan sarana untuk melanggengkan perubahan yang sedang dan akan dilakukan.

g)      Tahap Mendesain Mekanisme Integratif

Mendesain mekanisme integratif merupakan proses untuk menjadikan sistem kerja dapat terkoordinasi secara baik dan berkesinambungan. Guan mencapai keinginan tersebut harus didukung adanya usaha untuk mengumpulkan dan menyebarkan informasi. Dengan adanya pengumpulan informasi, maka sebuah permasalahan tidak diselesaikan secara parsial. Selanjutnya mekanisme tersebut dikontrol legitimasi kekuasaan agar mekanisme tersebut dapat berjalan.

h)      Tahap Implementasi dan Perubahan

Tahap terakhir dari model perubahan dari Pasmore adalah tahap implementasi perubahan dengan didukung semua pihak dan dipimpin oleh decision maker organisasi.    

3.    Model Perubahan Kreitner dan Kinicki

Model perubahan yang dikemukakan oleh Kreitner dan Kinicki adalah model perubahan dengan pendekatan sistem. Dalam model perubahan ini ditawarkan kerangka kerja untuk menggambarkan kompleksitas perubahan organisasional.

Pendekatan sistem yang dikemukakan oleh Kreitner dan Kinicki meliputi komponen yang terdiri atas input, unsur-unsur yang hendak dirubah (target element of change) dan output. Ketiga komponen tersebut memiliki keterkaitan antara satu dengan yang lain. Input merupakan faktor yang mendorong terjadinya proses perubahan. Semua perubahan yang bersifat organisasional harus konsisten dengan visi, misi dan tujuan organisasi. Disamping itu juga melihat kemampuan dan potensi yang dimiliki. Dan juga meninjau ancaman dari dalam dan dari luar.

Unsur yang hendak dirubah dalam model ini meliputi aturan organiasasi, fakor sosial, metode, desain kerja dan teknologi dan asek manusia. Adapun yang menjadi output dan hasil akhir dalam model perubahan ini adalah perubahan di semua level organisasi, perubahan di semua level kelompok atau departemen, dan perubahan individual.

4.   Model Perubahan Tyagi

Model perubahan merupakan model erubahan sistem yang lebih menekankan pada peran kekuatan agen perubah dalam mengelola perubahan. Sedangkan dalam tahap implementasi menekankan pentingnya transition management. Transition management merupakan suatu proses yang sistematis yang meliputi perencanaan, pengorganisasian dan implementasi perubahan dari kondisi sekarang menuju perubahan yang diharapkan.

Komponen perubahan yang dikemukakan oleh Tyagi meliputi: adanya kekuatan penuh, mengetahui permasalahan yang hendak dirubah, proses penyelesaian masalah, mengimplementasikan perubahan. Terakhir adalah menilai, mengawasi dan mengevaluasi hasil perubahan.

5.   Model untuk mengelola Perubahan Organisasi ( Robbins)

Perubahan diprakarsai oleh kekuatan tertentu. Kekuatan tersebut dijalankan di dalam organisasi oleh seorang agen perubahan. Agen tersebut memilih tindakan intervensinya, artinya ia memilih apa yang harus diubah. Pelaksanaan dari intervensi tersebut terdiri dari dua bagian: apa yang dilakukan dan bagaimana melakukannya. Bagian apa membutuhkan tiga langkah: mencairkan (unfreezing) keadaan status quo, bergerak ke suatu keadaan yang baru, dan membekukan kembali prefreezing keadaan yang baru untuk menjadikannya permanen. Bagian bagaimana merujuk pada taktik yang digunakan oleh agen tersebut untuk melaksanakan proses perubahan bersangkutan. Perubahan pada suatu bidang dari organisasi kemungkinan akan mendorong timbulnya kekuatan baru untuk perubahan lainnya. Beberapa determinan perubahan stuktural, yaitu:

• Perubahan tujuan
• Pembelian peralatan baru
• Kelangkaan tenaga kerja
• Implementasi dari suatu sistem pemrosesan informasi yang canggih
• Peraturan pemerintah
• Ekonomi
• Izin masuknya serikat kerja
• Meningkatnya tekanan dari kelompok lembaga konsumen
• Penggabungan atau akuisisi
• Tindakan para pesaing
• Menurunnya moral para pegawai
• Meningkatnya turnover
• Ancaman internal dan eksternal yang mendadak
• Menurunnya keuntungan

F.     Penolakan Terhadap Organisasi

Penolakan terhadap adanya perubahan di dalam organisasi dapat terjadi kapan dan dimana saja, dimana ada yang hanya menolak pada awal terjadinya perubahan (sementara) dan bahkan ada yang selamanya menolak terhadap perubahan organisasinya.

Ada beberapa alasan tindakan penolakan anggota ( karyawan) terhadap perubahan organisasi, menurut Stephen Kerr and Elaine B. Kerr seperti dikutip oleh prof. Dr. Sukanto R. dan T. Hani H. (1992), yaitu sebagai berkut:

1. Vested Interest

Penolakan terjadi karena adanya kepentingan-kepentingan tertentu (vested interest), dimana yang berkepentingan merasa apabila perubahan itu terjadi maka kepentingan yang menguntungkan tersebut akan hilang.

2. Salah pengertian

Adanya salah pengertian atau kesalahpahaman serta kurang percaya terhadap baiknya suatu perubahan.

3. Takut Perubahan Norma Kelompok

Yaitu merasa takut kalau perubahan tersebut menyebabkan perlunya dibuat norma (aturan-aturan) baru yang membutuhkan penyesuian.

4. Ingin Mempertahankan Keseimbangan Kekuatan

Karena dengan adanya perubahan, otonomi dan kemandirian kelompok berkurang, sehingga karyawan lebih suka mempertahankan apa adanya untuk menjaga keseimbangan kekuatan yang sekarang ada.

5. Adanya berbagai perbedaan ( nilai, tujuan, dll)

Yaitu makin banyak perbedaan yang ada pada setiap orang (karyawan), maka makin sulit perubahan dilakukan karena dapat menimbulkan keresahan yang tak terkendalikan.

Sedangkan Robbins mengategorikan sumber-sumber penolakan perubahan dalam dua kategori yaitu penolakan yang bersumber dari individu dan sumber keorganisasian.

§  Penolakan secara individual

Sumber-sumber individual tentang penolakan terdapat pada ciri-ciri atau karakteristik dasar manusia, yaitu persepsi, kebutuhan dan lainnya. Terdapat lima alasan mengapa individu-individu menolak adanya perubahan, yaitu: kebiasaan (habit), kepastian (securuty), faktor ekonomi, perasaan-perasaan takut terhadap hal-hal yang tidak diketahui, dsn pemrosesan informasi secara selektif.

§  Penolakan secara keorganisasian

Terdapat tujuh macam sumber yang menyebabkan sikap menolak perubahan secara keorganisasian, yaitu: inersia strukturalfokus perubahan yang terbatas, inersia kelompok, ancaman bagi ekspertis, ancaman bagi hubungan kekuasaan yang telah mapan, dan ancaman bagi alokasi sumber daya yang sudah mapan.

BAB III

KESIMPULAN

Perubahan organisasi sering berlawanan dengan nilai-nilai yang menghormati anggota dalam organisasi. Banyak sumber  perubahan keorganisasian yang mendiskusikan tentang perubahan yang diperlukan di dalam kultur organisasi, mencakup perubahan di dalam kepercayaan dan nilai-nilai anggota serta dalam cara menempatkan kepercayaan dan nilai-nilai tersebut. Perubahan dapat terjadi begitu saja tanpa direncanakan, akan tetapi ada perubahan yang memang dikelola atau direncanakan.

Setiap perubahan dapat menjadi ancaman nyata terhadap keadaan ekonomi, rasa aman, hubungan sosial, atau status para pegawai. Perubahan dapat mengakibatkan kehilangan uang, kawan, atau rekan dalam kelompok kerja. Kekuatan untuk melawan perubahan menghasilkan kelambanan organisasi dan stabilitas yang jauh lebih besar. Organisasi membutuhkan sebentuk kemampuan untuk melakukan penolakan, jika tidak mereka mungkin akan memberi respon terhadap segala sesuatu yang dipersepsikan sebagai perubahan. Setiap organisasi memerlukan stabilitas agar dapat berfungsi. Jika organisasi bereaksi terhadap setiap stimulus perubahan, ia akan kehilangan perilaku yang konsisten dan yang mengarah kepada tujuan yang membuat sekelompok orang menjadi sebuah organisasi.