A. Profil Perpustakaan
1. Pendahuluan
Perpustakaan Universitas pada hakikatnya adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bertujuan memenuhi kebutuhan program-program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Menurut ketetapan Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional, perpustakaan harus ada di setiap satuan pendidikan yang merupakan sumber belajar bagi suatu perguruan tinggi.
Keberadaan perpustakaan sering dianalogikan dengan sebuah jantung. Dengan analogi ini, kondisi suatu perpustakaan di suatu universitas dapat menjadi salah satu barometer kualitas universitas yang memilikinya. Maka untuk menjadikan universitas bertaraf internasional maka salah satu yang menjadi bagian terpenting adalah perpustakaan harus bertaraf internasional pula, perpustakaan kelas dunia (library for world class university). Perpustakaan yang dapat diakses oleh seluruh masyarakat dunia.
Sadar dengan posisi seperti itu, dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang telah mengimplementasikan standar manajemen mutu perpustakaan berbasis ISO 9001/2000 dan terus berusaha untuk melakukan akselerasi pengembangan diri secara berkesinambungan. Beberapa prioritas program pengembangan tersebut antara lain: pengembangan virtual library / digital library, keseimbangan dan kekuatan koleksi, pemanfaatan dan penerapan teknologi informasi dalam semua layanan informasi, dan pengembangan sumberdaya manusia. Semuanya itu dalam rangka menuju library for world class university.
2. Visi dan Misi
Visi :
Menjadi perpustakaan perguruan tinggi Islam berwibawa, memiliki keunggulan kompetitif dan komparatif, berbasis teknologi informasi dan berstandar internasional (ISO 9001/2000) untuk menunjang Tri Darma Perguruan Tinggi
Misi :
1) Menjadi mitra profesional bagi masyarakat akademis (academic community) dengan berperan sebagai penyedia dan penyebar informasi.
2) Memberikan pelayanan prima dan inovatif dengan orientasi kepada kepuasan pengguna (stake holders)
3) Menjadi pusat akses informasi bagi masyarakat global (dunia) pada bidang ilmu yang menjadi fokus universitas.
3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dan pembinaannya dilakukan oleh pembantu Rektor I.
Struktur organisasinya dapat dilihat dibawah ini:
Sementara Pegawai di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Maulana Malik Ibrahim Malang saat ini telah memiliki 24 pegawai.
4. Koleksi
Jenis Koleksi
Jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan meliputi koleksi buku monograf, majalah/Jurnal, Koleksi Tugas Akhir (Skripsi, Tesis, Disertasi), Audiovisual/ CD-ROM/ Electronic Files. Untuk jenis koleksi buku monograf terdiri dari koleksi Referensi, KK (kopi pertama/tandon), buku umum, Arabian Corner, dan Iran Corner.
Keadaan Koleksi yang dimiliki Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang sampai akhir bulan Juli 2008 sebagaimana pada tabel di bawah ini.
Tabel1. Keadaan Koleksi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Maulana Malik Ibrahim Malang Per Juli 2008
JENIS KOLEKSI Judul Eks
1. Koleksi Buku 23.946 104.692
2. Koleksi Tugas Akhir (Skripsi/Tesis/Disertasi) 3758 3758
3. Koleksi Jurnal 1385 1556
4. Koleksi CD / Electronic files /Audiovisual 136 136
Jumlah 29.225 110.142
Untuk lebih jelasnya hasil yang dicapai pada kegiatan pengadaan dapat dilihat pada grafik di bawah ini:
Grafik 1. Keadaan Koleksi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Maulana Malik Ibrahim Malang per Juli 2008
Dalam memberikan layanan kepada pengguna, treatment terhadap koleksi Perpustakaan pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu koleksi yang dapat dipinjam (layanan sirkulasi buku teks) dan koleksi yang hanya dapat dibaca di tempat oleh pengguna (layanan referensi, majalah dan tugas akhir). Disamping itu juga khusus untuk koleksi tugas akhir (skripsi, tesis dan disertasi ) hanya bisa dikopi pada bagian bab tertentu.
Untuk layanan koleksi yang dipinjamkan kepada pengguna (layanan sirkulasi), jumlah maksimal yang dapat dipinjam adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Kelompok Pengguna Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang
No Kelompok Pengguna Jumlah Koleksi
1 Mahasiswa
a. Mahasiswa D3, S1 dan AKTA 6 eks
b. Mahasiswa dalam penyelesaian tugas akhir 12 eks
c. Mahasiswa S2 10 eks
d. Mahasiswa S3 15 eks
2 Dosen 15 eks
3 Karyawan 8 eks
Sementara untuk pengguna dari luar UIN Maulana Malik Ibrahim tidak boleh meminjam hanya diperbolehkan menfotokopi koleksi saja. lama peminjaman koleksi buku adalah 10 hari untuk koleksi kopi kedua dan seterusnya, dan 1 hari untuk koleksi kopi pertama (KK/Tandon). Jika lebih dari masa peminjaman maka selebihnya dikenakan denda. Besarnya denda adalah Rp.500,- /hari.
Sistem Klasifikasi
Koleksi bahan pustaka (buku) di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang disusun dan dikelompokkan berdasarkan suatu sistem. Sistem ini untuk mempermudah pengguna dalam menelusur dan mencari bahan pustaka sesuai dengan yang diinginkan. Oleh karena itu, setiap pengguna perpustakaan diharapkan dapat memahami sistem ini.
Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menyusun koleksi bahan pustaka dengan menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification, Klasifikasi Persepuluhan Dewey). Klasifikasi ini membagi ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama, dan kemudian membagi 10 kelas utama ini masing-masing 10 kelas lagi sebagai cabangnya. Kelas-kelas ini diberi angka 000 s/d 900. Berikut ini pembagian 10 kelas utama:
000 Karya umum
100 Filsafat & psikologi
200 Agama
300 Ilmu sosial
400 Bahasa
500 Ilmu alam (natural sciences)
600 Teknologi
700 Kesenian
800 Sastra
900 Sejarah, biografi & geografi
Untuk koleksi bahan pustaka tentang keislaman, dulu perpustakaan menggunakan sistem klasifikasi standard yang dikembangkan oleh Departemen Agama dengan notasi 2x0 – 2x9, namun sekarang beralih pada sistem klasifikasi versi perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim. Sistem klasifikasi ini dikembangkan dari DDC seksi 297. Berikut ini bagannya:
297 Karya Islam Komprehensif
297.1 Sumber-sumber Islam
297.2 Teologi doktrin Islam (Aqaid and Kalam); Islam dan disiplin-disiplin ilmu sekuler; Islam dan sistem-sistem kepercayaan yang lain
297.3 Fikih (Hukum Islam)
297.4 Tasawuf; Sufisme (mistisisme Islam)
297.5 Akhlak
297.6 Pemimpin Islam dan organisasi
297.7 Pembelaan dan penyebaran Islam (Dakwah dan Jihad)
297.8 Sekte Islam dan gerakan pembaharuan
297.9 Sejarah Islam (Tarikh Islam)
Dengan demikian, buku-buku yang mempunyai subyek dan nomor kelas yang sama akan berada dalam jajaran rak yang berdekatan.
5. Layanan Perpustakaan
Sistem Layanan
Sementara pada pelaksanakan kegiatan layanan pengguna, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menerapkan sistem layanan terbuka (open access). Melalui sistem layanan terbuka, untuk mendapatkan koleksi yang dibutuhkan, setiap pengguna dapat secara langsung menelusur koleksi di rak-rak koleksi.
Sistem layanan ini didukung dengan sistem keamanan elektronik (Security Gate System) yang mampu mendeteksi secara elektronik sistem sirkulasi koleksi dengan teknologi barcode sebagai sarana identifikasi. Di samping itu, layanan perpustakaan juga didukung CCTV sebagai pendukung sistem keamanan perpustakaan.
Jam Buka Pelayanan
Jam buka layanan pengguna di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang adalah:
Senin s.d Kamis = 08.00 – 11.00 wib [layanan pagi]
= 13.00 – 17.00 wib [ layanan siang]
Jumat & Sabtu = 08.00 – 11.00 wib [layanan pagi]
Catatan: Pada masa perkuliahan tidak aktif, jam buka layanan siang
= 13.00 – 14.30 wib
Hasil kegiatan layanan sirkulasi dapat dilihat tabel di bawah ini:
Tabel. 2 Kegiatan Layanan Sirkulasi
KEGIATAN TAHUN
2005 2006 2007 2008
PENGUNJUNG 46.052 93.652 103.184
134.235
Jika dilihat berdasarkan jumlah pengunjung, maka setiap tahun jumlah pengunjung mengalami peningkatan yang cukup besar, seperti terlihat pada grafik di bawah ini:
Adapun layanan yang disediakan oleh Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang meliputi:
a. Layanan Sirkulasi (Koleksi Umum, Koleksi Arabian Corner, Iran Corner)
Layanan sirkulasi bertujuan untuk memungkinkan pemakai menggunakan bahan pustaka secara tepat, memungkinkan perpustakaan mengetahui siapa peminjam buku dan menjamin kembalinya bahan pustaka dan mendapatkan data kuantitatif peminjaman di perpustakaan.
Layanan sirkulasi Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang meliputi:
- Peminjaman
- Pengembalian
- Perpanjangan dan pemesanan
- Pendaftaran anggota khusus
b. Book drop (Layanan Anjungan Kembali Mandiri/AKM)
Book drop berfungsi seperti ATM, pengguna bisa mengembalikan buku tanpa harus pada jam pelayanan perpustakaan. Pengguna cukup memasukkan buku lewat sarana book drop ini. Namun, saat ini belum bisa dilayankan karena proses tagging koleksi belum selesai. Insya Allah baru dapat dilayankan pada pertengahan tahun 2009.
c. MULTI-PURPOSE STATION (Layanan Anjungan Pinjam Mandiri /APM)
MPS berfungsi sebagai sarana pinjam mandiri. Pengguna bisa meminjam koleksi buku secara mandiri tanpa melalui petugas sirkulasi. Sarana ini dapat mengurangi antrean panjang peminjaman.
d. Virtual Library
Virtual Library ini diidealisasikan sebagai sarana yang interactive dan online untuk melayani anggotanya. Melalui virtual library ini, anggota dapat melakukan penelusuran informasi dan transaksi peminjaman melalui jarak jauh dengan internet. Untuk sementara, layanan ini baru menyediakan katalog online perpustakaan yang beralamat di http://www.lib-uinmalang.net.
e. Layanan Multi Media ( koleksi CD-ROM / koleksi digital)
Layanan ini dapat diakses di Ruang Multi Media lantai 2 (Multimedia Center). Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang mempunyai sekitar 50 judul koleksi dalam bentuk CD-ROM. Dan koleksi digital local content (Skripsi, tesis, dll). Untuk mengakses koleksi CD-ROM disediakan komputer multimedia yang terhubung dalam Local Area Network (LAN). Akses layanan ini bersifat gartis untuk semua anggota perpustakaan. Pada layanan ini disediakan 3 unit komputer multimedia.
f. Layanan Internet for Academic Purposes
Layanan ini dapat diakses di Ruang Internet lantai 1 (Internet Corner). Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menyediakan akses internet untuk kepentingan penelusuran berbagai informasi ilmiah. Layanan ini juga menyediakan koleksi alamat situs-situs yang sangat penting untuk kepentingan akademik (academic purposes). Pada layanan ini disediakan 19 unit komputer multimedia.
g. Layanan Referensi & Penelusuran Informasi
Layanan penelusuran informasi ilmiah bertujuan untuk menjembatani antara pengguna perpustakaan dengan pusat sumber informasi maupun informasi itu sendiri. Layanan ini berupaya untuk mengarahkan, menunjukkan, menggali, menelusur informasi sesuai dengan permintaan pengguna dari manapun, dan menyuguhkannya secara cepat dan tepat. Melalui layanan ini, Perpustakaan juga memberikan bimbingan dan pelatihan startegi penelusuran informasi berkualitas melalui internet dan cara mengevaluasinya.
h. Layanan Fotokopi dan Penjilidan
Layanan fotokopi disediakan untuk semua pengguna perpustakaan. Bagi pengunjung yang berminat mengkopi keseluruhan isi buku juga disediakan layanan penjilidan. Harga fotokopi perlembarnya ditetapkan berdasarkan harga yang berlaku di pasaran.
i. Layanan Penitipan Tas dan Barang (Locker)
Layanan ini disediakan untuk menjamin keamanan dan kenyamanan setiap pengunjung perpustakaan atas barang-barang yang tidak boleh dibawa serta masuk ke perpustakaan.
6. Jaringan dan Kerjasama Perpustakaan
Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang terlibat secara aktif dalam beberapa forum, jaringan dan kerjasama antar-lembaga informasi, baik yang berbasis perguruan tinggi maupun lainnya.
a. FKP2T (Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi)
Forum ini merupakan forum kerjasama antar-perpustakaan perguruan tinggi negeri se-Jawa. Namun, pada tahun 2003, keanggotaannya diperluas sampai luar Jawa; Wilayah Barat sampai Palembang; wilayah Utara sampai Pontianak, Banjarmasin dan Samarinda; wilayah Timur sampai Mataram dan Denpasar. Bentuk kerjasama utama forum ini adalah resource sharing; penggunaan bersama sumberdaya informasi dan bahan pustaka yang dimiliki oleh masing-masing anggota jaringan. Mahasiswa PT anggota jaringan ini dapat menggunakan bahan pustaka perpustakaan PT lain yang juga menjadi anggota jaringan.
b. FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tingi Indonesia)
Forum ini merupakan wadah bagi perpustakaan perguruan tinggi seluruh Indonesia, baik negeri maupun swasta.
c. JPPTI (Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam)
Jaringan ini dideklarasikan oleh perpustakaan-perpustakaan PTAIN seluruh Indonesia pada Agustus 2003 di IAIN Sunan Ampel Surabaya. Sesuai dengan namanya, JPPTI mewadahi perpustakaan perguruan tinggi Islam seluruh Indonesia. Tetapi, pada tahap awal ini, keanggotaan hanya terbatas pada perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim, IAIN dan STAIN. JPPTI juga merintis pengembangan infrastruktur yang memungkinkan adanya resource sharing dan pengembangan pangkalan data bersama. Hasil awal usaha ini adalah berupa peluncuran Indonesian Islamic Bibliographic Network (IIBN) pada awal 2005 lalu. Selanjutnya, JPPTI juga sedang menggagas penyusunan suatu standard bersama untuk penentuan tajuk subyek (subject heading) untuk bidang kajian Islam (Islamic studies).
B. Alur Proses Sirkulasi Buku
1. Alur Peminjaman
2. Alur Pengembalian
C. Spesifikasi Hardware
1. Security gate system dan CCTV
Saat ini perpustakaan pusat telah didukung dua sistem sekuritas: Collection Security based electronic system (Security Gate System) yaitu produk 3M (metal detector) dan Elims (RfiD detector) yang kedua mampu mendeteksi secara elektronik sistem sirkulasi koleksi dengan teknologi barcode dan frekwensi radio sebagai sarana identifikasi. Di samping itu, juga dilengkapi dengan fasilitas CCTV sebagi sarana pendukung sistem keamanan layanan sirkulasi yang mampu memonitoring aktivitas user.
2. Komputer Multimedia
Komputer yang dipakai di dalam Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang sekitar 48 unit komputer. Dengan rincian sebagai berikut:
19 unit komputer multimedia untuk Layanan Internet for Academic Purposes di Ruang Internet lantai 1 (Internet Corner).
6 unit komputer untuk layanan transaksi peminjaman dan perpanjangan buku berada di lantai 1.
3 unit komputer multimedia yang terhubung dalam Local Area Network (LAN) untuk Layanan Multi Media di Ruang Multi Media lantai 2 (Multimedia Center).
10 unit komputer multimedia untuk layanan OPAC (Online Public Access Catalog) yang tersebar di 3 lantai.
6 unit Komputer Server untuk pengolahan.
3 unit komputer untuk layanan peminjaman buku di lantai tiga.
2 unit komputer digunakan untuk layanan informasi.
Dan 2 unit untuk layanan sarana pembantu.
Spesifikasi keseluruhan Komputer yang digunakan yaitu Pentium 4, intel dual-corc, OS Xp, dan memiliki memory harddisk 150 Gb dengan kecepatan RAM 512 Mb.
3. Hardware lainnya
Selain hardware yang disebutkan diatas, perpustakaan juga memakai scanner yang digunakan untuk menonaktivkan Sistem 3M (Diactivated 3M system) serta printer untuk mencetak slip peminjaman atau pengembalian buku.
D. Spesifikasi Software
1. InTouch dan Elims Software
Pemanfaatan teknologi informasi di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang telah dimulai pada tahun 1999. Pada saat itu, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang membangun sebuah jaringan komputer lokal (Local Area Network, LAN). Jaringan ini dimaksudkan sebagai upaya untuk melakukan otomasi di beberapa bidang layanan perpustakaan. Program otomasi Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang pada saat itu bekerjasama dengan Divisi Otomasi Perpustakaan Pusat Universitas Brawijaya Malang yang mengembangkan sebuah program (software) otomasi perpustakaan bernama InLib (Integrated Library). Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dengan Perpustakaan Universitas Brawijaya Malang membuat memorandum of understanding (MoU) tentang penggunaan software InLib tersebut. Kemudian software Inlib di upgrade lagi pada tahun 2005 dengan nama In Touch.
Dengan software ini, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang telah menerapkan otomasi penuh berbasis komputer pada seluruh kegiatan pelayanan pengguna dan kegiatan adminitrasinya. Dalam waktu dekat, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang akan meluncurkan Virtual dan Digital Library yang dapat diakses dan dikunjungi melalui internet.
Namun dalam perkembangan kebutuhan perpustakaan yang semakin kompleks, salah satunya adalah memberikan kemudahan akses informasi. Maka, saat ini perpustakaan telah memanfaatkan teknologi RFID Elims yaitu teknologi yang memanfaatkan frekwensi radio sebagai sarana identifikasi koleksi.
Selanjutnya software InTouch secara bertahap akan digantikan dengan software baru yaitu Software viblio sebagai interface antara elims dan database perpustakaan.
Kelebihan Software elims ini, disamping memberikan modul standar layanan dan sekuritas perpustakaan, adalah memberikan fasilitas pelayanan touch screen dan self service, sehingga dalam peminjaman dan pengembalian buku, pengguna diberikan dua pilihan, yaitu meminjam/mengembaliakan lewat fasilitas komputer Anjungan Kembali Mandiri (AKM), Anjungan Pinjam Mandiri (APM), atau langsung ke petugas sirkulasi. Dan juga menyediakan layanan pengembalian diluar jam pelayanan melalui fasilitas bookdrop.
2. OPAC (Online Public Access Catalog)
Untuk dapat menemukan bahan pustaka koleksi perpustakaan dengan mudah, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menyediakan sarana (alat bantu) penelusuran. Sarana penelusuran ini disebut katalog. Katalog ini mempunyai fungsi:
a. Untuk memudahkan seseorang menemukan suatu buku yang diinginkan dengan mencari melalui pendekatan nama pengarang atau judul buku atau subyeknya.
b. Untuk menunjukkan bahwa perpustakaan mempunyai suatu buku yang ditulis oleh pengarang tertentu, atau mengenai subyek tertentu.
c. Sebagai informasi ringkas tentang suatu bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.
d. Untuk mengetahui letak suatu buku dijajar di rak.
Katalog Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang bersifat online yang disimpan dalam sebuah data base (pangkalan data) di komputer server dan dapat diakses, ditelusur dan dilihat pada layar monitor komputer yang disediakan untuk umum. Katalog ini dinamakan OPAC (Online Public Access Catalog, Katalog terpasang yang dapat digunakan oleh umum).
OPAC mempunyai kesamaan fungsi dengan kartu catalog. OPAC adalah sarana untuk mencari informasi tentang koleksi yang ada di perpustakaan dengan menggunakan terminal komputer.
3. RFID (Radio Frequency Identification)
RFID dalam bahasa Inggris: Radio Frequency Identification atau Identifikasi Frekuensi Radio adalah sebuah metode identifikasi dengan menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh. Label atau kartu RFID adalah sebuah benda yang bisa dipasang atau dimasukkan di dalam sebuah produk, hewan atau bahkan manusia dengan tujuan untuk identifikasi menggunakan gelombang radio. Label RFID terdiri atas mikrochip silikon dan antena. Label yang pasif tidak membutuhkan sumber tenaga, sedangkan label yang aktif membutuhkan sumber tenaga untuk dapat berfungsi.
Peranti ini terdiri dari dua bagian. Peranti pertama adalah RFID reader yang berfungsi untuk membaca kode-kode dari RFID tag (label) dan membandingkan dengan yang ada di memori reader. Sedangkan bagian kedua adalah RFID tag yang berfungsi menyimpan kode-kode sebagai pengganti identitas diri. Yang umum digunakan pada proses implantasi ini adalah RFID pasif.
E. Strategi Planning
Sebuah instansi atau perusahaan harus memiliki rencana strategi (Strategi Planning) guna memenangkan persaingan. Salah satunya dengan memanfaatkan IT atau Teknologi Informasi untuk keunggulan kompetitif. Keunggulan perusahaan dibandingkan pesaingnya adalah apabila perusahaan dapat memenuhi semua kebutuhan pelanggannya. Keunggulan Kompetitif berhubungan dengan penggunaan informasi untuk memperoleh pengaruh di pasar. Dapat disimpulkan bahwa sebuah Instansi harus menggunakan sumber daya konsepsual (data dan informasi) dan sumber daya fisik dalam mencapai tujuan strategis tersebut.
Begitu pula dengan instansi yang kami survey. Dari pengamatan di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang, surveyor dapat merumuskan sebuah strategi planning yaitu dengan menggunakan strategi kompetitif berupa deferensiasi pertumbuhan dan persekutuan dengan menggunakan Teknologi Informasi. Karena dalam menghadapi persaingan bisnis yang dinamis, Pelaku bisnis diharapkan dapat mengembangkan strategi kompetitif untuk mengatasi berbagai tindakan akibat tekanan kompetitif yang dihadapi.
1. Strategi Deferensiasi
Strategi deferensiasi yaitu mengembangkan berbagai cara untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa (pelayanan) Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dari para pesaingnya (Perpustakaan kota Malang, dan Perpustakaan Perguruan Tinggi laiannya, khususnya yang berdomisili di Malang) atau mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaingnya. Hal ini memungkinkan Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang untuk berfokus pada produk atau jasa (pelayanan) agar mendapatkan keunggulan dalam segmen atau ceruk (niche) tertentu suatu pasar. Untuk merealisasikan hal tersebut, dapat dilakukan berbagai cara, antara lain yaitu:
Mengenbangkan berbagai fitur TI baru untuk melakukan diferensiasi pelayanan perpustakaan. Salah satunya dengan adanya Book drop yang berfungsi seperti ATM, dimana pengguna bisa mengembalikan buku tanpa harus pada jam pelayanan perpustakaan. Pengguna cukup memasukkan buku lewat sarana book drop ini. Prosedurnya dapat digambarkan sebagai berikut.
Menggunakan berbagai fitur TI untuk memfokuskan diri pada ceruk pasar yang dipilih. Hal ini dapat direalisasikan dengan Multi-Purpose Station (Layanan Anjungan Pinjam Mandiri /APM) yang berfungsi sebagai sarana pinjam mandiri. Pengguna bisa meminjam koleksi buku secara mandiri tanpa melalui petugas sirkulasi. Sarana ini dapat mengurangi antrean panjang peminjaman. Prosedurnya dapat digambarkan sebagai berikut:
2. Strategi Pertumbuhan
Yaitu Secara signifikan memperluas kemampuan perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang untuk memperluas secara regional maupun global, dan melakukan diversifikasi produk dan jasa baru (koleksi buku dan pelayanan), atau berintegrasi ke dalam produk dan jasa yang berhubungan. Beberapa cara untuk mencapainya dengan pemanfaatan teknologi informasi yaitu:
Menggunakan TI untuk mengelola perluasan bisnis secara regional dan global. Hal ini dapat dilaksanakan oleh perpustakaan pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang melalui Virtual Library. Virtual Library ini diidealisasikan sebagai sarana yang interactive dan online untuk melayani anggotanya. Melalui virtual library ini, anggota dapat melakukan penelusuran informasi dan transaksi peminjaman melalui jarak jauh dengan internet.
Gunakan TI untuk mendiversifikasi serta mengintegrasikan produk dan jasa lainnya. Hal ini telah diterapkan oleh Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, yaitu dengan menyediakan Layanan Internet for Academic Purposes.
3. Strategi Persekutuan
Membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan-perusahaan lainnya. Hubungan ini dapat meliputi merger, akuisisi, Joint venture, membentuk “perusahaan virtual”, atau kesepakatan pemasaran manufaktur, atau distribusi antara suatu bisnis dengan mitra dagangnya. Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang seharusnya menjalani hubungan atau persekutuan dengan banyak instansi, selain dengan beberapa yanng telah disebutkan dalam profil. Contohnya dengan penerbit-penerbit buku sebagai pemasok perpustakaan, dan perpustakaan perguruan tinggi lainnya sebagai pesaing sekaligus rekan. Dan hubungan instansi internasional. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
Menggunakan TI untuk membuat organisasi virtual yang terdiri dari para mitra dan rekan.
mengembangkan sistem informasi antar mitra yang dihubungkan oleh internet dan ekstranet yang akan mendukung hubungan bisnis strategis dengan para pelanggan, pemasok, subkontraktor, dan pihak lain.
Masih banyak strategi kompetitif lainnya, yang belum dijelaskan diatas. Yaitu antara lain strategi kepemimpinan dalam biaya, inovasi dan strategi lainnya. Dari strategi planning diatas, surveyor mempunyai gambaran perpustakaan masa depan yang bisa memenangkan kompetitif dengan menggunakan RFID Management System.
F. Evaluasi
Evaluasi SIM yaitu mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi di masa mendatang, menilai kemampuan teknis SIM dan pelaksanaan operasional serta menilai pendayagunaannya.
Setelah melakukan observasi pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, Surveyor dapat mengevaluasi Sistem Informasi yang diterapkannya melalui Evaluasi sistem Hardware (perangkat keras) dan Software (perangkat lunak) yang masih berlaku .
Evaluasi ini dapat dilakukan dengan beberapa metode atau sarana yaitu sebagai berikut:
a) Monitor Hardware (perangkat keras)
Sejauh ini Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tidak menggunakan alat atau sarana seperti Monitor Hardware untuk mengawasi perangkat keras yang digunakannya. Namun, dari pengawasan secara langsung dan observasi (survey) yang kami lakukan, surveyor dapat mengevaluasi Sistem Harware pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.
Sebagaimana yang telah dijelaskan pada spesifikasi hardware di atas, dapat diketahui bahwa harware yang digunakan Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang sangat baik, dan masih sangat layak untuk dipakai karena hampir keseluruhan Hardware masih baru. Akan tetapi sebagaimana dalam strategi planning, surveyor menyarankan agar Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menambah Hardware yang dapat mendukung strategi kompetitif, sperti Book drop dan lainnya.
b) Monitor Software (perangkat lunak)
Dalam mengawasi Software pun Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang masih manual, tidak ada monitor khusus pengawasan Software. Namun, hal ini tidak begitu signifikan. Menurut surveyor Software yang saat ini dipakai untuk sistem informasi Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang lebih baik daripada sistem informasi yang lama.
Software InTouch yang saat ini digunakan sebaiknya digantikan dengan software baru yaitu Software viblio sebagai interface antara elims dan database perpustakaan. Hal ini untuk pengembangan Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dalam hal kompetitifnya, dengan memberikan fasilitas pelayanan touch screen dan self service sebagaimana strategi planning yang dijelaskan sebelumnya.
c) Observasi
Dari hasil observasi sistem informasi manajemen pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dapat ditarik kesimpulan bahwa masih diperlukan beberapa perbaikan dan perkembangan dari sistem informasi manajemen tersebut. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah antara lain:
Menambah sumber daya baru yang diperlukan contohnya, penambahan tenaga kerja (pegawai). Hal ini merujuk pada jumlah layanan yang tersedia di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, maka kebutuhan tenaga perpustakaan yaitu minimal berjumlah 64 orang. Sedangkan pegawai yang ada saat ini masih berjumlah 24, sehingga jumlah tenaga yang ada masih perlu untuk ditambah khususnya tenaga pustakawan, teknisi dan tenaga shelving buku
Menambah beberapa Hardware (perangkat keras) dan Software (perangkat lunak). Sebagaimana yang telah disebutkan pada sarana evaluasi sebelumnya.
Mengganti beberapa Software (perangkat lunak), contohnya inTouch diganti dengan software viblio.
Serta perlu menambah sumber daya untuk memperbaiki ketepatgunaan sistem informasi tersebut.
1. Pendahuluan
Perpustakaan Universitas pada hakikatnya adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bertujuan memenuhi kebutuhan program-program pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat. Menurut ketetapan Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional, perpustakaan harus ada di setiap satuan pendidikan yang merupakan sumber belajar bagi suatu perguruan tinggi.
Keberadaan perpustakaan sering dianalogikan dengan sebuah jantung. Dengan analogi ini, kondisi suatu perpustakaan di suatu universitas dapat menjadi salah satu barometer kualitas universitas yang memilikinya. Maka untuk menjadikan universitas bertaraf internasional maka salah satu yang menjadi bagian terpenting adalah perpustakaan harus bertaraf internasional pula, perpustakaan kelas dunia (library for world class university). Perpustakaan yang dapat diakses oleh seluruh masyarakat dunia.
Sadar dengan posisi seperti itu, dalam menyelenggarakan tugas dan fungsinya, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang telah mengimplementasikan standar manajemen mutu perpustakaan berbasis ISO 9001/2000 dan terus berusaha untuk melakukan akselerasi pengembangan diri secara berkesinambungan. Beberapa prioritas program pengembangan tersebut antara lain: pengembangan virtual library / digital library, keseimbangan dan kekuatan koleksi, pemanfaatan dan penerapan teknologi informasi dalam semua layanan informasi, dan pengembangan sumberdaya manusia. Semuanya itu dalam rangka menuju library for world class university.
2. Visi dan Misi
Visi :
Menjadi perpustakaan perguruan tinggi Islam berwibawa, memiliki keunggulan kompetitif dan komparatif, berbasis teknologi informasi dan berstandar internasional (ISO 9001/2000) untuk menunjang Tri Darma Perguruan Tinggi
Misi :
1) Menjadi mitra profesional bagi masyarakat akademis (academic community) dengan berperan sebagai penyedia dan penyebar informasi.
2) Memberikan pelayanan prima dan inovatif dengan orientasi kepada kepuasan pengguna (stake holders)
3) Menjadi pusat akses informasi bagi masyarakat global (dunia) pada bidang ilmu yang menjadi fokus universitas.
3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dan pembinaannya dilakukan oleh pembantu Rektor I.
Struktur organisasinya dapat dilihat dibawah ini:
Sementara Pegawai di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Maulana Malik Ibrahim Malang saat ini telah memiliki 24 pegawai.
4. Koleksi
Jenis Koleksi
Jenis koleksi yang dimiliki perpustakaan meliputi koleksi buku monograf, majalah/Jurnal, Koleksi Tugas Akhir (Skripsi, Tesis, Disertasi), Audiovisual/ CD-ROM/ Electronic Files. Untuk jenis koleksi buku monograf terdiri dari koleksi Referensi, KK (kopi pertama/tandon), buku umum, Arabian Corner, dan Iran Corner.
Keadaan Koleksi yang dimiliki Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang sampai akhir bulan Juli 2008 sebagaimana pada tabel di bawah ini.
Tabel1. Keadaan Koleksi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Maulana Malik Ibrahim Malang Per Juli 2008
JENIS KOLEKSI Judul Eks
1. Koleksi Buku 23.946 104.692
2. Koleksi Tugas Akhir (Skripsi/Tesis/Disertasi) 3758 3758
3. Koleksi Jurnal 1385 1556
4. Koleksi CD / Electronic files /Audiovisual 136 136
Jumlah 29.225 110.142
Untuk lebih jelasnya hasil yang dicapai pada kegiatan pengadaan dapat dilihat pada grafik di bawah ini:
Grafik 1. Keadaan Koleksi Perpustakaan Pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Maulana Malik Ibrahim Malang per Juli 2008
Dalam memberikan layanan kepada pengguna, treatment terhadap koleksi Perpustakaan pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu koleksi yang dapat dipinjam (layanan sirkulasi buku teks) dan koleksi yang hanya dapat dibaca di tempat oleh pengguna (layanan referensi, majalah dan tugas akhir). Disamping itu juga khusus untuk koleksi tugas akhir (skripsi, tesis dan disertasi ) hanya bisa dikopi pada bagian bab tertentu.
Untuk layanan koleksi yang dipinjamkan kepada pengguna (layanan sirkulasi), jumlah maksimal yang dapat dipinjam adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Kelompok Pengguna Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang
No Kelompok Pengguna Jumlah Koleksi
1 Mahasiswa
a. Mahasiswa D3, S1 dan AKTA 6 eks
b. Mahasiswa dalam penyelesaian tugas akhir 12 eks
c. Mahasiswa S2 10 eks
d. Mahasiswa S3 15 eks
2 Dosen 15 eks
3 Karyawan 8 eks
Sementara untuk pengguna dari luar UIN Maulana Malik Ibrahim tidak boleh meminjam hanya diperbolehkan menfotokopi koleksi saja. lama peminjaman koleksi buku adalah 10 hari untuk koleksi kopi kedua dan seterusnya, dan 1 hari untuk koleksi kopi pertama (KK/Tandon). Jika lebih dari masa peminjaman maka selebihnya dikenakan denda. Besarnya denda adalah Rp.500,- /hari.
Sistem Klasifikasi
Koleksi bahan pustaka (buku) di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang disusun dan dikelompokkan berdasarkan suatu sistem. Sistem ini untuk mempermudah pengguna dalam menelusur dan mencari bahan pustaka sesuai dengan yang diinginkan. Oleh karena itu, setiap pengguna perpustakaan diharapkan dapat memahami sistem ini.
Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menyusun koleksi bahan pustaka dengan menggunakan sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification, Klasifikasi Persepuluhan Dewey). Klasifikasi ini membagi ilmu pengetahuan ke dalam 10 kelas utama, dan kemudian membagi 10 kelas utama ini masing-masing 10 kelas lagi sebagai cabangnya. Kelas-kelas ini diberi angka 000 s/d 900. Berikut ini pembagian 10 kelas utama:
000 Karya umum
100 Filsafat & psikologi
200 Agama
300 Ilmu sosial
400 Bahasa
500 Ilmu alam (natural sciences)
600 Teknologi
700 Kesenian
800 Sastra
900 Sejarah, biografi & geografi
Untuk koleksi bahan pustaka tentang keislaman, dulu perpustakaan menggunakan sistem klasifikasi standard yang dikembangkan oleh Departemen Agama dengan notasi 2x0 – 2x9, namun sekarang beralih pada sistem klasifikasi versi perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim. Sistem klasifikasi ini dikembangkan dari DDC seksi 297. Berikut ini bagannya:
297 Karya Islam Komprehensif
297.1 Sumber-sumber Islam
297.2 Teologi doktrin Islam (Aqaid and Kalam); Islam dan disiplin-disiplin ilmu sekuler; Islam dan sistem-sistem kepercayaan yang lain
297.3 Fikih (Hukum Islam)
297.4 Tasawuf; Sufisme (mistisisme Islam)
297.5 Akhlak
297.6 Pemimpin Islam dan organisasi
297.7 Pembelaan dan penyebaran Islam (Dakwah dan Jihad)
297.8 Sekte Islam dan gerakan pembaharuan
297.9 Sejarah Islam (Tarikh Islam)
Dengan demikian, buku-buku yang mempunyai subyek dan nomor kelas yang sama akan berada dalam jajaran rak yang berdekatan.
5. Layanan Perpustakaan
Sistem Layanan
Sementara pada pelaksanakan kegiatan layanan pengguna, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menerapkan sistem layanan terbuka (open access). Melalui sistem layanan terbuka, untuk mendapatkan koleksi yang dibutuhkan, setiap pengguna dapat secara langsung menelusur koleksi di rak-rak koleksi.
Sistem layanan ini didukung dengan sistem keamanan elektronik (Security Gate System) yang mampu mendeteksi secara elektronik sistem sirkulasi koleksi dengan teknologi barcode sebagai sarana identifikasi. Di samping itu, layanan perpustakaan juga didukung CCTV sebagai pendukung sistem keamanan perpustakaan.
Jam Buka Pelayanan
Jam buka layanan pengguna di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang adalah:
Senin s.d Kamis = 08.00 – 11.00 wib [layanan pagi]
= 13.00 – 17.00 wib [ layanan siang]
Jumat & Sabtu = 08.00 – 11.00 wib [layanan pagi]
Catatan: Pada masa perkuliahan tidak aktif, jam buka layanan siang
= 13.00 – 14.30 wib
Hasil kegiatan layanan sirkulasi dapat dilihat tabel di bawah ini:
Tabel. 2 Kegiatan Layanan Sirkulasi
KEGIATAN TAHUN
2005 2006 2007 2008
PENGUNJUNG 46.052 93.652 103.184
134.235
Jika dilihat berdasarkan jumlah pengunjung, maka setiap tahun jumlah pengunjung mengalami peningkatan yang cukup besar, seperti terlihat pada grafik di bawah ini:
Adapun layanan yang disediakan oleh Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang meliputi:
a. Layanan Sirkulasi (Koleksi Umum, Koleksi Arabian Corner, Iran Corner)
Layanan sirkulasi bertujuan untuk memungkinkan pemakai menggunakan bahan pustaka secara tepat, memungkinkan perpustakaan mengetahui siapa peminjam buku dan menjamin kembalinya bahan pustaka dan mendapatkan data kuantitatif peminjaman di perpustakaan.
Layanan sirkulasi Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang meliputi:
- Peminjaman
- Pengembalian
- Perpanjangan dan pemesanan
- Pendaftaran anggota khusus
b. Book drop (Layanan Anjungan Kembali Mandiri/AKM)
Book drop berfungsi seperti ATM, pengguna bisa mengembalikan buku tanpa harus pada jam pelayanan perpustakaan. Pengguna cukup memasukkan buku lewat sarana book drop ini. Namun, saat ini belum bisa dilayankan karena proses tagging koleksi belum selesai. Insya Allah baru dapat dilayankan pada pertengahan tahun 2009.
c. MULTI-PURPOSE STATION (Layanan Anjungan Pinjam Mandiri /APM)
MPS berfungsi sebagai sarana pinjam mandiri. Pengguna bisa meminjam koleksi buku secara mandiri tanpa melalui petugas sirkulasi. Sarana ini dapat mengurangi antrean panjang peminjaman.
d. Virtual Library
Virtual Library ini diidealisasikan sebagai sarana yang interactive dan online untuk melayani anggotanya. Melalui virtual library ini, anggota dapat melakukan penelusuran informasi dan transaksi peminjaman melalui jarak jauh dengan internet. Untuk sementara, layanan ini baru menyediakan katalog online perpustakaan yang beralamat di http://www.lib-uinmalang.net.
e. Layanan Multi Media ( koleksi CD-ROM / koleksi digital)
Layanan ini dapat diakses di Ruang Multi Media lantai 2 (Multimedia Center). Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang mempunyai sekitar 50 judul koleksi dalam bentuk CD-ROM. Dan koleksi digital local content (Skripsi, tesis, dll). Untuk mengakses koleksi CD-ROM disediakan komputer multimedia yang terhubung dalam Local Area Network (LAN). Akses layanan ini bersifat gartis untuk semua anggota perpustakaan. Pada layanan ini disediakan 3 unit komputer multimedia.
f. Layanan Internet for Academic Purposes
Layanan ini dapat diakses di Ruang Internet lantai 1 (Internet Corner). Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menyediakan akses internet untuk kepentingan penelusuran berbagai informasi ilmiah. Layanan ini juga menyediakan koleksi alamat situs-situs yang sangat penting untuk kepentingan akademik (academic purposes). Pada layanan ini disediakan 19 unit komputer multimedia.
g. Layanan Referensi & Penelusuran Informasi
Layanan penelusuran informasi ilmiah bertujuan untuk menjembatani antara pengguna perpustakaan dengan pusat sumber informasi maupun informasi itu sendiri. Layanan ini berupaya untuk mengarahkan, menunjukkan, menggali, menelusur informasi sesuai dengan permintaan pengguna dari manapun, dan menyuguhkannya secara cepat dan tepat. Melalui layanan ini, Perpustakaan juga memberikan bimbingan dan pelatihan startegi penelusuran informasi berkualitas melalui internet dan cara mengevaluasinya.
h. Layanan Fotokopi dan Penjilidan
Layanan fotokopi disediakan untuk semua pengguna perpustakaan. Bagi pengunjung yang berminat mengkopi keseluruhan isi buku juga disediakan layanan penjilidan. Harga fotokopi perlembarnya ditetapkan berdasarkan harga yang berlaku di pasaran.
i. Layanan Penitipan Tas dan Barang (Locker)
Layanan ini disediakan untuk menjamin keamanan dan kenyamanan setiap pengunjung perpustakaan atas barang-barang yang tidak boleh dibawa serta masuk ke perpustakaan.
6. Jaringan dan Kerjasama Perpustakaan
Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang terlibat secara aktif dalam beberapa forum, jaringan dan kerjasama antar-lembaga informasi, baik yang berbasis perguruan tinggi maupun lainnya.
a. FKP2T (Forum Kerjasama Perpustakaan Perguruan Tinggi)
Forum ini merupakan forum kerjasama antar-perpustakaan perguruan tinggi negeri se-Jawa. Namun, pada tahun 2003, keanggotaannya diperluas sampai luar Jawa; Wilayah Barat sampai Palembang; wilayah Utara sampai Pontianak, Banjarmasin dan Samarinda; wilayah Timur sampai Mataram dan Denpasar. Bentuk kerjasama utama forum ini adalah resource sharing; penggunaan bersama sumberdaya informasi dan bahan pustaka yang dimiliki oleh masing-masing anggota jaringan. Mahasiswa PT anggota jaringan ini dapat menggunakan bahan pustaka perpustakaan PT lain yang juga menjadi anggota jaringan.
b. FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tingi Indonesia)
Forum ini merupakan wadah bagi perpustakaan perguruan tinggi seluruh Indonesia, baik negeri maupun swasta.
c. JPPTI (Jaringan Perpustakaan Perguruan Tinggi Islam)
Jaringan ini dideklarasikan oleh perpustakaan-perpustakaan PTAIN seluruh Indonesia pada Agustus 2003 di IAIN Sunan Ampel Surabaya. Sesuai dengan namanya, JPPTI mewadahi perpustakaan perguruan tinggi Islam seluruh Indonesia. Tetapi, pada tahap awal ini, keanggotaan hanya terbatas pada perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim, IAIN dan STAIN. JPPTI juga merintis pengembangan infrastruktur yang memungkinkan adanya resource sharing dan pengembangan pangkalan data bersama. Hasil awal usaha ini adalah berupa peluncuran Indonesian Islamic Bibliographic Network (IIBN) pada awal 2005 lalu. Selanjutnya, JPPTI juga sedang menggagas penyusunan suatu standard bersama untuk penentuan tajuk subyek (subject heading) untuk bidang kajian Islam (Islamic studies).
B. Alur Proses Sirkulasi Buku
1. Alur Peminjaman
2. Alur Pengembalian
C. Spesifikasi Hardware
1. Security gate system dan CCTV
Saat ini perpustakaan pusat telah didukung dua sistem sekuritas: Collection Security based electronic system (Security Gate System) yaitu produk 3M (metal detector) dan Elims (RfiD detector) yang kedua mampu mendeteksi secara elektronik sistem sirkulasi koleksi dengan teknologi barcode dan frekwensi radio sebagai sarana identifikasi. Di samping itu, juga dilengkapi dengan fasilitas CCTV sebagi sarana pendukung sistem keamanan layanan sirkulasi yang mampu memonitoring aktivitas user.
2. Komputer Multimedia
Komputer yang dipakai di dalam Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang sekitar 48 unit komputer. Dengan rincian sebagai berikut:
19 unit komputer multimedia untuk Layanan Internet for Academic Purposes di Ruang Internet lantai 1 (Internet Corner).
6 unit komputer untuk layanan transaksi peminjaman dan perpanjangan buku berada di lantai 1.
3 unit komputer multimedia yang terhubung dalam Local Area Network (LAN) untuk Layanan Multi Media di Ruang Multi Media lantai 2 (Multimedia Center).
10 unit komputer multimedia untuk layanan OPAC (Online Public Access Catalog) yang tersebar di 3 lantai.
6 unit Komputer Server untuk pengolahan.
3 unit komputer untuk layanan peminjaman buku di lantai tiga.
2 unit komputer digunakan untuk layanan informasi.
Dan 2 unit untuk layanan sarana pembantu.
Spesifikasi keseluruhan Komputer yang digunakan yaitu Pentium 4, intel dual-corc, OS Xp, dan memiliki memory harddisk 150 Gb dengan kecepatan RAM 512 Mb.
3. Hardware lainnya
Selain hardware yang disebutkan diatas, perpustakaan juga memakai scanner yang digunakan untuk menonaktivkan Sistem 3M (Diactivated 3M system) serta printer untuk mencetak slip peminjaman atau pengembalian buku.
D. Spesifikasi Software
1. InTouch dan Elims Software
Pemanfaatan teknologi informasi di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang telah dimulai pada tahun 1999. Pada saat itu, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang membangun sebuah jaringan komputer lokal (Local Area Network, LAN). Jaringan ini dimaksudkan sebagai upaya untuk melakukan otomasi di beberapa bidang layanan perpustakaan. Program otomasi Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang pada saat itu bekerjasama dengan Divisi Otomasi Perpustakaan Pusat Universitas Brawijaya Malang yang mengembangkan sebuah program (software) otomasi perpustakaan bernama InLib (Integrated Library). Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dengan Perpustakaan Universitas Brawijaya Malang membuat memorandum of understanding (MoU) tentang penggunaan software InLib tersebut. Kemudian software Inlib di upgrade lagi pada tahun 2005 dengan nama In Touch.
Dengan software ini, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang telah menerapkan otomasi penuh berbasis komputer pada seluruh kegiatan pelayanan pengguna dan kegiatan adminitrasinya. Dalam waktu dekat, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang akan meluncurkan Virtual dan Digital Library yang dapat diakses dan dikunjungi melalui internet.
Namun dalam perkembangan kebutuhan perpustakaan yang semakin kompleks, salah satunya adalah memberikan kemudahan akses informasi. Maka, saat ini perpustakaan telah memanfaatkan teknologi RFID Elims yaitu teknologi yang memanfaatkan frekwensi radio sebagai sarana identifikasi koleksi.
Selanjutnya software InTouch secara bertahap akan digantikan dengan software baru yaitu Software viblio sebagai interface antara elims dan database perpustakaan.
Kelebihan Software elims ini, disamping memberikan modul standar layanan dan sekuritas perpustakaan, adalah memberikan fasilitas pelayanan touch screen dan self service, sehingga dalam peminjaman dan pengembalian buku, pengguna diberikan dua pilihan, yaitu meminjam/mengembaliakan lewat fasilitas komputer Anjungan Kembali Mandiri (AKM), Anjungan Pinjam Mandiri (APM), atau langsung ke petugas sirkulasi. Dan juga menyediakan layanan pengembalian diluar jam pelayanan melalui fasilitas bookdrop.
2. OPAC (Online Public Access Catalog)
Untuk dapat menemukan bahan pustaka koleksi perpustakaan dengan mudah, Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menyediakan sarana (alat bantu) penelusuran. Sarana penelusuran ini disebut katalog. Katalog ini mempunyai fungsi:
a. Untuk memudahkan seseorang menemukan suatu buku yang diinginkan dengan mencari melalui pendekatan nama pengarang atau judul buku atau subyeknya.
b. Untuk menunjukkan bahwa perpustakaan mempunyai suatu buku yang ditulis oleh pengarang tertentu, atau mengenai subyek tertentu.
c. Sebagai informasi ringkas tentang suatu bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan.
d. Untuk mengetahui letak suatu buku dijajar di rak.
Katalog Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang bersifat online yang disimpan dalam sebuah data base (pangkalan data) di komputer server dan dapat diakses, ditelusur dan dilihat pada layar monitor komputer yang disediakan untuk umum. Katalog ini dinamakan OPAC (Online Public Access Catalog, Katalog terpasang yang dapat digunakan oleh umum).
OPAC mempunyai kesamaan fungsi dengan kartu catalog. OPAC adalah sarana untuk mencari informasi tentang koleksi yang ada di perpustakaan dengan menggunakan terminal komputer.
3. RFID (Radio Frequency Identification)
RFID dalam bahasa Inggris: Radio Frequency Identification atau Identifikasi Frekuensi Radio adalah sebuah metode identifikasi dengan menggunakan sarana yang disebut label RFID atau transponder untuk menyimpan dan mengambil data jarak jauh. Label atau kartu RFID adalah sebuah benda yang bisa dipasang atau dimasukkan di dalam sebuah produk, hewan atau bahkan manusia dengan tujuan untuk identifikasi menggunakan gelombang radio. Label RFID terdiri atas mikrochip silikon dan antena. Label yang pasif tidak membutuhkan sumber tenaga, sedangkan label yang aktif membutuhkan sumber tenaga untuk dapat berfungsi.
Peranti ini terdiri dari dua bagian. Peranti pertama adalah RFID reader yang berfungsi untuk membaca kode-kode dari RFID tag (label) dan membandingkan dengan yang ada di memori reader. Sedangkan bagian kedua adalah RFID tag yang berfungsi menyimpan kode-kode sebagai pengganti identitas diri. Yang umum digunakan pada proses implantasi ini adalah RFID pasif.
E. Strategi Planning
Sebuah instansi atau perusahaan harus memiliki rencana strategi (Strategi Planning) guna memenangkan persaingan. Salah satunya dengan memanfaatkan IT atau Teknologi Informasi untuk keunggulan kompetitif. Keunggulan perusahaan dibandingkan pesaingnya adalah apabila perusahaan dapat memenuhi semua kebutuhan pelanggannya. Keunggulan Kompetitif berhubungan dengan penggunaan informasi untuk memperoleh pengaruh di pasar. Dapat disimpulkan bahwa sebuah Instansi harus menggunakan sumber daya konsepsual (data dan informasi) dan sumber daya fisik dalam mencapai tujuan strategis tersebut.
Begitu pula dengan instansi yang kami survey. Dari pengamatan di Perpustakaan Pusat Universitas Islam Negeri Maulana Malik Ibrahim Malang, surveyor dapat merumuskan sebuah strategi planning yaitu dengan menggunakan strategi kompetitif berupa deferensiasi pertumbuhan dan persekutuan dengan menggunakan Teknologi Informasi. Karena dalam menghadapi persaingan bisnis yang dinamis, Pelaku bisnis diharapkan dapat mengembangkan strategi kompetitif untuk mengatasi berbagai tindakan akibat tekanan kompetitif yang dihadapi.
1. Strategi Deferensiasi
Strategi deferensiasi yaitu mengembangkan berbagai cara untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa (pelayanan) Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dari para pesaingnya (Perpustakaan kota Malang, dan Perpustakaan Perguruan Tinggi laiannya, khususnya yang berdomisili di Malang) atau mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaingnya. Hal ini memungkinkan Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang untuk berfokus pada produk atau jasa (pelayanan) agar mendapatkan keunggulan dalam segmen atau ceruk (niche) tertentu suatu pasar. Untuk merealisasikan hal tersebut, dapat dilakukan berbagai cara, antara lain yaitu:
Mengenbangkan berbagai fitur TI baru untuk melakukan diferensiasi pelayanan perpustakaan. Salah satunya dengan adanya Book drop yang berfungsi seperti ATM, dimana pengguna bisa mengembalikan buku tanpa harus pada jam pelayanan perpustakaan. Pengguna cukup memasukkan buku lewat sarana book drop ini. Prosedurnya dapat digambarkan sebagai berikut.
Menggunakan berbagai fitur TI untuk memfokuskan diri pada ceruk pasar yang dipilih. Hal ini dapat direalisasikan dengan Multi-Purpose Station (Layanan Anjungan Pinjam Mandiri /APM) yang berfungsi sebagai sarana pinjam mandiri. Pengguna bisa meminjam koleksi buku secara mandiri tanpa melalui petugas sirkulasi. Sarana ini dapat mengurangi antrean panjang peminjaman. Prosedurnya dapat digambarkan sebagai berikut:
2. Strategi Pertumbuhan
Yaitu Secara signifikan memperluas kemampuan perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang untuk memperluas secara regional maupun global, dan melakukan diversifikasi produk dan jasa baru (koleksi buku dan pelayanan), atau berintegrasi ke dalam produk dan jasa yang berhubungan. Beberapa cara untuk mencapainya dengan pemanfaatan teknologi informasi yaitu:
Menggunakan TI untuk mengelola perluasan bisnis secara regional dan global. Hal ini dapat dilaksanakan oleh perpustakaan pusat UIN Maulana Malik Ibrahim Malang melalui Virtual Library. Virtual Library ini diidealisasikan sebagai sarana yang interactive dan online untuk melayani anggotanya. Melalui virtual library ini, anggota dapat melakukan penelusuran informasi dan transaksi peminjaman melalui jarak jauh dengan internet.
Gunakan TI untuk mendiversifikasi serta mengintegrasikan produk dan jasa lainnya. Hal ini telah diterapkan oleh Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, yaitu dengan menyediakan Layanan Internet for Academic Purposes.
3. Strategi Persekutuan
Membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan para pelanggan, pemasok, pesaing, konsultan, dan perusahaan-perusahaan lainnya. Hubungan ini dapat meliputi merger, akuisisi, Joint venture, membentuk “perusahaan virtual”, atau kesepakatan pemasaran manufaktur, atau distribusi antara suatu bisnis dengan mitra dagangnya. Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang seharusnya menjalani hubungan atau persekutuan dengan banyak instansi, selain dengan beberapa yanng telah disebutkan dalam profil. Contohnya dengan penerbit-penerbit buku sebagai pemasok perpustakaan, dan perpustakaan perguruan tinggi lainnya sebagai pesaing sekaligus rekan. Dan hubungan instansi internasional. Hal ini dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
Menggunakan TI untuk membuat organisasi virtual yang terdiri dari para mitra dan rekan.
mengembangkan sistem informasi antar mitra yang dihubungkan oleh internet dan ekstranet yang akan mendukung hubungan bisnis strategis dengan para pelanggan, pemasok, subkontraktor, dan pihak lain.
Masih banyak strategi kompetitif lainnya, yang belum dijelaskan diatas. Yaitu antara lain strategi kepemimpinan dalam biaya, inovasi dan strategi lainnya. Dari strategi planning diatas, surveyor mempunyai gambaran perpustakaan masa depan yang bisa memenangkan kompetitif dengan menggunakan RFID Management System.
F. Evaluasi
Evaluasi SIM yaitu mendefinisikan seberapa baik SIM dapat beroperasi pada organisasi yang menerapkannya untuk memperbaiki prestasi di masa mendatang, menilai kemampuan teknis SIM dan pelaksanaan operasional serta menilai pendayagunaannya.
Setelah melakukan observasi pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, Surveyor dapat mengevaluasi Sistem Informasi yang diterapkannya melalui Evaluasi sistem Hardware (perangkat keras) dan Software (perangkat lunak) yang masih berlaku .
Evaluasi ini dapat dilakukan dengan beberapa metode atau sarana yaitu sebagai berikut:
a) Monitor Hardware (perangkat keras)
Sejauh ini Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tidak menggunakan alat atau sarana seperti Monitor Hardware untuk mengawasi perangkat keras yang digunakannya. Namun, dari pengawasan secara langsung dan observasi (survey) yang kami lakukan, surveyor dapat mengevaluasi Sistem Harware pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.
Sebagaimana yang telah dijelaskan pada spesifikasi hardware di atas, dapat diketahui bahwa harware yang digunakan Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang sangat baik, dan masih sangat layak untuk dipakai karena hampir keseluruhan Hardware masih baru. Akan tetapi sebagaimana dalam strategi planning, surveyor menyarankan agar Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menambah Hardware yang dapat mendukung strategi kompetitif, sperti Book drop dan lainnya.
b) Monitor Software (perangkat lunak)
Dalam mengawasi Software pun Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang masih manual, tidak ada monitor khusus pengawasan Software. Namun, hal ini tidak begitu signifikan. Menurut surveyor Software yang saat ini dipakai untuk sistem informasi Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang lebih baik daripada sistem informasi yang lama.
Software InTouch yang saat ini digunakan sebaiknya digantikan dengan software baru yaitu Software viblio sebagai interface antara elims dan database perpustakaan. Hal ini untuk pengembangan Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dalam hal kompetitifnya, dengan memberikan fasilitas pelayanan touch screen dan self service sebagaimana strategi planning yang dijelaskan sebelumnya.
c) Observasi
Dari hasil observasi sistem informasi manajemen pada Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dapat ditarik kesimpulan bahwa masih diperlukan beberapa perbaikan dan perkembangan dari sistem informasi manajemen tersebut. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah antara lain:
Menambah sumber daya baru yang diperlukan contohnya, penambahan tenaga kerja (pegawai). Hal ini merujuk pada jumlah layanan yang tersedia di Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang, maka kebutuhan tenaga perpustakaan yaitu minimal berjumlah 64 orang. Sedangkan pegawai yang ada saat ini masih berjumlah 24, sehingga jumlah tenaga yang ada masih perlu untuk ditambah khususnya tenaga pustakawan, teknisi dan tenaga shelving buku
Menambah beberapa Hardware (perangkat keras) dan Software (perangkat lunak). Sebagaimana yang telah disebutkan pada sarana evaluasi sebelumnya.
Mengganti beberapa Software (perangkat lunak), contohnya inTouch diganti dengan software viblio.
Serta perlu menambah sumber daya untuk memperbaiki ketepatgunaan sistem informasi tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar